La Unidad Gestión Documental estará compuesta por las áreas operativas de Oficina de Partes y Centro de Documentación.

Son funciones de Oficina de Partes, de la Unidad de Gestión Documental, las siguientes:

a) Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar el funcionamiento de la Oficina de Partes;

b) Recibir, registrar y distribuir, de forma física y electrónica, toda la documentación oficial que ingrese a la Subsecretaría;

c) Recibir, registrar, y despachar la documentación emanada de la Subsecretaría; y

d) Numerar todos los actos administrativos que emanen de la Subsecretaría;

Son funciones del Centro de Documentación de la Unidad de Gestión Documental, las siguientes:

a) Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar el funcionamiento del Centro de Documentación y Archivo a su cargo;

b) Mantener al día, en buenas condiciones y custodiar el Archivo General de los documentos emanados de la Subsecretaría;

c) Analizar, indexar (metadata) y recuperar la información contenida en los documentos que se reciben y emanan de la Subsecretaría;

d) Digitalizar y mantener actualizado el repositorio de documentos que ingresan y se despachan por Oficina de Partes;

e) Administrar y resguardar el repositorio de documentos internos, externos y los actos administrativos de la Subsecretaría;

f) Atender usuarios según los protocolos establecidos (Ley N°19.880 y N°20.285);

g) Velar por el cumplimiento de la normativa relacionada con: Transferencia de documentos oficiales, de acuerdo a lo establecido en el DFL N°5.200, de 1929; Eliminación de documentos de acuerdo a lo establecido en la Circular N°28.704, de 1981, de la Contraloría General de la República; y Remitir a la Biblioteca del Congreso Nacional, en soporte electrónico, una copia de los informes derivados de estudios e investigaciones contratados, según lo establecido en la Ley de Presupuestos del Sector Público;

h) Colaborar en el diseño e implementación de Sistemas de Información que permitan dar trazabilidad de la documentación oficial durante su ciclo de vida y conocer su relación con otros documentos;

i) Actuar como contraparte de ChileAtiende, para efectos de la actualización de las fichas de trámites y de las consultas en línea; y

j) Gestionar y controlar el almacenamiento externo de la documentación histórica de la Subsecretaría.

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